PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP Minimize

 

 

 

 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

I. Chức năng

 Phòng Hành chính tổng hợp là đơn vị chức năng có nhiệm vụ tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện quản lý Nhà nước về lĩnh vực công tác hành chính, tổng hợp và công tác an toàn và bảo hộ lao động của Trường theo quy định hiện hành.

II. Nhiệm vụ

1.  Nhiệm vụ hành chính

a) Chủ trì việc quản lý, lưu trữ các loại thông tin, văn bản đi và đến; tổ chức thực hiện ba công khai của Trường; tổ chức quản lý, hướng dẫn các đơn vị thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của Trường theo quy định; kiểm tra thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi lãnh đạo Trường ký ban hành;

b) Tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại công văn, thư tín, chứng từ, điện báo, fax… từ các nơi gửi về trường, trình Hiệu trưởng (các Phó Hiệu trưởng) và chuyển đến các đơn vị có chức năng liên quan để xử lý, giải quyết…;

c) Quản lý và sử dụng con dấu và các loại giấy tờ có tiêu đề in sẵn của Trường theo đúng quy định của Nhà nước;

d) Quản lý và tổ chức công tác văn thư lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định của công tác lưu trữ;

đ) In ấn, sao lục các loại công văn, tài liệu, văn kiện… phục vụ cho các hoạt động chung của Trường;

e) Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho CC, VC được cử đi công tác ngoài trường. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại Trường;

g) Phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế làm việc cũng như các chủ trương công tác chung của Trường;

h) Chủ trì, tổ chức và chuẩn bị cho lãnh đạo Nhà trường đi chúc mừng đối ngoại nhân dịp các ngày lễ lớn, các ngày kỷ niệm, ngày truyền thống của Bộ, ngành, các tổ chức và cơ quan hữu quan; tổ chức việc thăm hỏi, việc hiếu đối ngoại của Nhà trường;

i) Chủ trì và phối hợp với các đơn vị tổ chức các hội nghị, các buổi lễ, hội, mít tinh kỷ niệm, khai giảng năm học; tổ chức phục vụ các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của lãnh đạo Trường, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác;

k) Đón và tiếp khách trong nước, nước ngoài đến làm việc tại Trường, sắp xếp hướng dẫn khách làm việc với các bộ phận chức năng; quản lý việc sử dụng phòng khách, phòng nghỉ khi khách đến làm việc tại Trường có nhu cầu nghỉ tại Trường;

m) Đảm bảo đủ điều kiện về cơ sở vật chất, thiết bị, văn phòng phẩm phục vụ các hoạt động công tác của Ban Giám hiệu, các phòng chức năng, bộ môn, hội nghị…;

m) Đặt mua, tiếp nhận và phân phối báo chí cho các đơn vị theo quy định hàng ngày; mua các ấn phẩm văn hoá phục vụ các dịp lễ tết, các cuộc thăm hỏi, chúc mừng, hiếu, hỉ theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu.

2.  Công tác tổng hợp

a) Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công việc hàng tháng, hàng quý, hàng năm; theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch của Trường;

c) Tập hợp thông tin các đơn vị trong Trường, đề xuất các biện pháp giúp Hiệu trưởng xây dựng chương trình làm việc trong các cuộc họp giao ban; làm thư ký trong các cuộc họp của Trường do Ban Giám hiệu chủ trì; ra thông báo kết luận hội nghị giao ban Trường;

d) Tổ chức hội nghị phổ biến kế hoạch đầu năm học, các hội nghị sơ kết, tổng kết thực hiện nhiệm vụ chung của Trường;

đ) Tham mưu cho Hiệu trưởng tổ chức quản lý về an toàn và bảo hộ lao động của cán bộ, viên chức, người lao động Nhà trường;

e) Xây dựng lịch công tác tuần của Trường trình Hiệu trưởng duyệt và theo dõi kiểm tra việc thực hiện lịch công tác đó.

3. Công tác báo cáo và phối hợp

a) Xây dựng các báo cáo định kỳ, tổng hợp làm các báo cáo chung, báo cáo đột xuất, báo cáo sơ kết, tổng kết liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của Nhà trường; cung cấp các số liệu thống kê tổng hợp theo yêu cầu của cấp trên;

b) Chủ động phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức triển khai các nhiệm vụ theo quy chế, quy định hiện hành./.

 

DANH SÁCH CÁN BỘ, VIÊN CHỨC